社内業務フローに存在する「二重チェック」不要論

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最近は飲食店のレジで1万円札を出すと、ウェイターさんが「1万円はいりまーす」と言って、他スタッフにお釣りの確認をお願いするシーンをよく見かけるようになりました。社内の業務フロー内にもこのような二重チェックはいたる所に見られるわけですね。だけども、それって本当に必要かよく考えた方がいいわけです。

うちの会社でも二重チェックは一部やっているんですけども、私はずっと不要だと言ってるんですね。なぜなら、担当する者が責任を持っていれば、対応できるからです。

チェック体制を二重、三重にすることで何が起こるかと言うと、単純に業務量が増えます。チェックを担当する人は、同じレベルでの業務理解度を深める必要があるので、分業とは正反対なことをやるわけです。同じ業務を二人でやるのと同じなんですね。

逆にチェック体制を二重にするメリットは、ミスが減らせることでしょう。でも、どこまでミスが減らせるかというところが問題です。大きな会社になってくると三重チェックをとっているところも少なくないですが、そうなるとどうなるかというと、1人目、2人目のチェックが甘くなってしまうんです。これはもう確実に。

なぜ、二重チェックを取り入れるかというと、漏れがたくさんあるからですよね。つまり、これはシステムの問題ではなく「ヒト」の問題なんです。だから、二重にしても最初はいいんです。でもだんだんと2人目のチェック担当者のチェックが甘くなる。そうすると、次は三重チェックが求められるようになる。結果として、業務量が膨れ上がっていき、無駄な仕事がどんどん増えていくんです。

この問題は実はシンプルなんです。作業というのは、プロフェッショナルではない人が多く関わるようになるほど業務フローやシステムは複雑にならざるを得ないという性質を持つからです。

数名の少数精鋭だけでやっているチームでは各々がスペシャリストなので、二重チェックなんてフローは採用しなくてもいいんですね。それぞれの分野のプロが自分の仕事にはきっちり責任を持つから、いたってシンプルなシステムが維持されるのです。本来はこういうのが仕事ですし、気持ちの良いものだと思いますよ。

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中田俊行

大阪生まれ。株式会社デザインプラス代表。WordPressテーマTCD・フォトストックサービス「マルシェ」シリーズなどを運営。

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