社内業務フローに存在する「二重チェック」不要論

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最近は飲食店のレジで1万円札を出すと、ウェイターさんが「1万円はいりまーす」と言って、他スタッフにお釣りの確認をお願いするシーンをよく見かけるようになりました。社内の業務フロー内にもこのような二重チェックはいたる所に見られるわけですね。だけども、それって本当に必要かよく考えた方がいいわけです。

うちの会社でも二重チェックは一部やっているんですけども、私はずっといらないと言ってるわけです。なぜなら、担当者がちゃんとやれば済む話だからです。

チェック体制を二重、三重にすると何が起こるんでしょう。まずはメリットから。単純にミスが減ります。ただ理屈上はという話です。なぜなら、実際はあんまり変わらないからです。

ある大企業で三重のチェック体制をとっているところがあるんですが、今内部でどうなっているかというと四重にするかという提案が出ているそうです。理由は、三重チェックにしたことで1人目、2人目のチェックが甘くなってしまったからです。つまり、理屈上はミスを減らせるはずなのに、単純作業だけが増えてしまったというわけです。

では、二重チェックにするデメリットは何かというと、1つは作業量が増えます。2つ目は責任の所在が分散すること。担当者がちゃんとやらないから、チェックを強化するという流れ自体がまずネガティブ要因です。そこに問題があるわけです。

問題の本質はシステム的な問題ではなく、「ヒト」にあるわけです。自分の頭で考えない人とも仕事をしていかなくちゃいけない、そうしないと社内フローが回らないと。仰ることは分かりますが、こういうところで安易な解決方法を探ると、負のスパイラルに陥ってしまうわけですね。

二重チェックが必要なのはもっと他の業務でしょう。例えば、不正防止、致命的ロスを防止する為の重大な作業に関してなど、そういうことはチェック体制を強化するのは合理的な経営判断です。そうでない場合、無闇にシステムを複雑にしても良いことはありません。出来るだけ、それぞれの担当者に思考させるなど、人間ならではの解決方法を模索すべきなんじゃないかと思います。

あと、もう1ついうと、能力が低い人が業務に関わるとフローやシステムがどんどん複雑になっていきます。システムもシンプルがベストです。複雑はそれだけで悪ですね。

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中田俊行

大阪生まれ。株式会社デザインプラス代表。WordPressテーマTCD・フォトストックサービス「マルシェ」シリーズなどを運営。

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